Onder de nickname Beerfriends organiseerde een groep gepassioneerde geocachers in juni het meerdaagse geocache event GeoBierFest. Met deze blog wil ik je meenemen aan hoe ik als ‘leek’ de mede-organisatie van dergelijk evenement heb mogen ervaren.
Maar laat mij me eerst even kort voorstellen. Enkele jaren geleden waren we op vakantie bij onze vrienden Francis & Peggy (nickname Bleuke – mede-oprichter van de BeerFriends). Zij zijn de uitbaters van de gezellige b&b The Place 2 Beer in Krinkelt, het hoogst gelegen dorpje van België in de Hoge Venen. Die dag gingen Ben en Greet (nickname SuperBB – mede-oprichters van de Beerfriends’) onderhoud doen op één van de geocache-rondes van het eerste GeoBierFest-evenement, georganiseerd in 2019. Als ik wilde, mocht ik aansluiten bij deze trip. Ik ging maar wat al te graag op dit aanbod in want de combi van wandelen en gelijktijdig je brein bezig houden, leek mij zalig. En de verwachtingen werden meer dan ingelost. Dankzij de goede intro door ervaren rotten op een mooie toer met caches van verschillende moeilijkheidsgraden en dit op een wisselend terrein was ik meteen gewonnen voor deze mooie hobby. Diezelfde dag werd er nog een premium-account aangemaakt onder de nickname ‘LuckyLeen’ (samenvoeging van mijn naam Luc en die van mijn vrouw Leen). Door drukke beroepsbezigheden had ik de eerste jaren niet zoveel tijd om te geocachen. Sinds 1 mei ben ik echter met pensioen en heb ik mij voorgenomen om minstens 1 dag per week te geocachen. Een doelstelling die ik met heel veel plezier haal.
De GeoBierFests van de Beerfriends
In oktober 2022 organiseerden de BeerFriends hun 2de GeoBierFest event. Toevallig verbleven wij enkele weken voor het event ook weer in de B&B The Place 2 Beer. Toen hebben we spontaan onze hulp aangeboden om te helpen bij de laatste voorbereidingen. We konden het event zelf niet bijwonen, maar onze interesse was gewekt.
Door een samenloop van omstandigheden hadden enkele van de originele Beerfriends aangegeven dat ze een stapje opzij wilden zetten voor de organisatie van het 3de GeoBierFest in 2024. Hierdoor moesten de BeerFriends dringend op zoek naar vers ‘jong’ bloed. Deze zoektocht was snel geklaard. Met Patrick (nickname Pati123) en Henry (nickname Jump5zero), werd er versterking gevonden met inwoners van Krinkelt zelf. Als ‘locals’ zou hun focus vooral komen te liggen op het uitstippelen van de routes, maken en ophangen van de caches, leggen en onderhouden van contacten met buurtbewoners. Voor het meer administratieve gedeelte (listings, programmabrochure, roadbook, …) trad ik ook toe tot het organisatieteam. Onze respectievelijke echtgenotes/partners vervolledigden het Beerfriends-team.
In het najaar 2023 werden reeds de eerste grote krijtlijnen uitgezet:
- Het event moet plaatsvinden in de lente 2024 – buiten het jachtseizoen!
- Verspreid over meerdere rondes moeten er minstens 100 nieuwe caches worden gelegd, zonder in conflict te komen met bestaande caches.
- Er moet minstens 1 ronde voorzien worden die gemakkelijk toegankelijk is (voor kinderen en minder mobiele mensen).
- De caches zullen ‘mystery’-caches zijn zodat we deze kunnen koppelen aan een leuke geo-art die pas volledig zichtbaar is na het succesvol doorlopen van alle rondjes.
- Vanwege het grote succes bij de eerdere edities van het Geo-Bierfest event zal er ook een Geo-Bingo event en een Geo-Ontbijt event worden georganiseerd.
Vermits de Beerfriends zeer verspreid wonen (sommige in Krinkelt zelf, rest in Vlaanderen) was fysiek samenkomen om te vergaderen praktisch onhaalbaar. Geen nood, via MS Teams werd er vanaf januari 2024 frequent virtueel vergaderd.
Geocaching routes samenstellen in de Hoge Venen
De eerste grote uitdaging bestond er in om met behulp van stafkaarten mogelijke trajecten uit te stippelen. Een niet zo evidente taak omdat we ons in het hartje van de Hoge Venen bevinden wat pittige beklimmingen en steile afdalingen inhoudt. Er werden toch vrij snel enkele grote toeren vastgelegd. Mede dankzij de goede kennis van het terrein en hun goede relaties met bewoners/eigenaars met behulp van onze locals. De praktische haalbaarheid voor een groter publiek van de verschillende trajecten werd meermaals per mountainbike en/of te voet afgetoetst en gecorrigeerd waar nodig. Gelijktijdig werd er ook al gekeken naar mogelijke locaties voor het leggen van caches. Belangrijk hierbij was om ervoor te zorgen dat caches op regelmatige afstand van elkaar lagen en er geen conflicten ontstonden met reeds bestaande caches.
Op basis van de verschillende gekozen trajecten werden de eerste contacten gelegd met het lokale gemeentebestuur (Büllingen) om goedkeuring te krijgen voor de organisatie van dit event. Een niet zo evident gegeven vermits de rondes enerzijds midden in een natuur- en jachtgebied liggen en anderzijds naast het militaire oefendomein van Elsenborn. Onze plannen werden positief ontvangen. De finale goedkeuring viel pas einde april in de bus. Overtuigd in een goede afloop van deze aanvraag werd er ondertussen niet stilgezeten.
5 nieuwe geocaching rondjes die 1 geo-art vormen
Onze ancien Bleuke creëerde een geo-art in de vorm van ons team logo (een bierpul) dat je kan bewonderen in de afbeelding bovenaan dit artikel.
Binnen de uitgestippelde trajecten werden er 5 rondjes vastgelegd met meestal een thema gelinked aan – hoe kan het ook anders – ‘bier’:
- Nest-ronde (kinderronde) – start: GCAJ71J. Het Nest is een brouwerij gekend voor ondermeer de bieren Schuppenboer, Koekedam, etc.
- Fourchette-ronde (bestaande uit merendeel hengel caches) – start: GCAJ725. Fourchette is een blond bier van hoge gisting
- Piraten-rondes (bestaande uit een A en B ronde die op elkaar aansluiten en zowel apart als samen gelopen kunnen worden) – Start: GCAJ71K. Piraat is een blond bier van hoge gisting.
- Ridder-ronde – Start: GCAJ6HH. Afgeleid van de ridder in harnas, het logo van ‘Cornet’ – een zwaar blond Belgisch bier.
Vermits de rondes enkele kilometer verwijderd lagen van de event-locatie (B&B Place2Beer), werden er op de tussenweg ook nog enkele extra mystery Wild story caches voorzien. Net zoals een extra multi-cache midden in een donker bos.
Caches recupereren en nieuwe caches maken
Nu de rondes gekend waren, was het de hoogste tijd dus om alle bogus-coördinaten van de geo-art te koppelen aan de werkelijke cache-locaties.
Omdat ervoor gekozen werd om bij voorkeur ‘complexere’ caches te plaatsen ipv de standaard ‘petling’ oppikcaches, moest er dringend een stock gemaakt worden van alle ‘speciale’ caches die nog beschikbaar waren:
- caches nog in stock die niet gebruikt werden bij vorige events
- caches mogelijk te recupereren uit de rondes van het vorige event die begin april gearchiveerd werden
Conclusie: niettegenstaande er nog behoorlijk wat caches in stock waren, moesten er ook een heleboel nieuwe worden gemaakt. En ook daar traden de anciens in ons team, Bleuke en SuperBB weer naar voor. Hun jaren geocache-ervaring opgedaan in meerdere continenten zorgt voor een onuitputtelijke bron van originele ideeën. Die ze dan ook eigenhandig met de hulp van Pati123 en Jump5zero weten om te zetten in pareltjes van caches. De ene nog origineler en vernuftiger dan de ander.
Cachelistings en voorbereiding van het event: een helse klus
Om te beletten dat in de tussentijd in deze regio alsnog door derden nieuwe caches zouden worden gelegd en/of events op onze voorkeursdatum zouden georganiseerd worden, werden tevens op geocaching.com draft pagina’s voor de verschillende geplande events en 100+ nieuwe caches aangemaakt. Deze werden ingediend bij reviewer BonneChasse. Mits enkele kleine aanpassingen werden deze allemaal aanvaard.
De hoogste tijd om de reeds eerder aangemaakte cache-pagina’s verder te vervolledigen met de juiste benaming, een beschrijving, een link naar het main event en een eventuele bonus cache, het boguscoördinaat, het finale coördinaat en het raadsel. Aansluitend hierop werd gestart met een draftversie van het programmaboekje en de listings per ronde die uitgedeeld zouden worden op het main event. Allemaal taken die heel veel ‘attention to detail’ en geduld vragen. Elk foutje leidt tot onoplosbare caches. Dit werk gebeurt ook onder een zekere tijdsdruk want je kan dit alles pas finaliseren wanneer (bijna) alle stukjes van de puzzel in elkaar zijn gevallen.
Drie weken voor het main event werd gestart met het leggen van 112 nieuwe caches. Alle respect voor het hele organisatieteam om deze klus op 1 1/2 week tijd te klaren. Door het leggen van de caches werden er ook nog kleine correcties aangebracht aan finale cache locaties, caches werden nog onderling uitgewisseld van locatie, enz. … . Twee weken voor het event werden de eerste proefrondes gelopen door ons team, waarbij tevens de juiste moeilijkheidsgraad, het terrein en de cache-grootte werden vastgelegd.
Alle wijzigingen en nieuwe info werd dan meteen terug verwerkt in de draft cache pagina’s en in het programmaboekje zodat onze officiële proeflopers ‘Laekense’ en ‘bmd33’ een dikke week voor het event op pad konden gaan. Een spannend moment voor het team, want waren onze raadsels niet te moeilijk, zijn de caches vindbaar, kan men de caches met codes geopend krijgen, … . Opluchting alom wanneer er slechts enkele kleine bemerkingen als feedback werden gegeven, die dan ook meteen weer verwerkt werden in de cache-pagina’s en het programmaboekje.
Geheel binnen de afgesproken deadline werden op zondagavond 26 april, net 1 week voor het event, alle event en cache pagina’s ingediend ter goedkeuring door reviewer BonChasse. Deze werden allemaal in recordtempo zonder verdere opmerkingen goedgekeurd. Het programmaboekje werd aangeleverd aan de drukker en lag 2 dagen later al blinkend klaar, vers van de pers. Daarmee was de druk op mijn ‘administratieve’ taken grotendeels weg.
De laatste dagen voor het event. De feesttent op de main event locatie wordt opgetrokken en ingericht. Prijzen voor het Geo-Bingo event en de mega-tombola op het main event worden ingepakt.
Tijd voor het GeoBierFest 2024
Vanwege de overvloedige regen de voorbije weken moet er uitgeweken worden naar een alternatieve, drogere camperlocatie. De eerste campers arriveren reeds op donderdagavond. Ook hier was het voor mij een blijde verrassing om te zien hoe warm de ontmoeting tussen de verschillende geocachers is. Tafeltjes en stoelen worden bij elkaar gezet, iedereen deelt drankjes en hapjes met iedereen, … genieten!
Op vrijdagavond vond dan het supergezellige Geo-Bingo event plaats, met verve gepresenteerd door mc van dienst ‘Laekense’. Er werd veel gelachen en gezongen, kortom er was ambiance in de keet.
Zaterdag 1 juni – main GeoBierfest geocache event. De weergoden zaten ons niet echt mee want de hele dag werd er druilige regen en buien voorspeld. Maar dit deert een echte geocacher niet. De eerste komen dan ook al ruim op tijd de feesttent binnen, de ene zijn oogjes al wat kleiner dan de andere na het avondje bingo. Klokslag 9u worden de programmaboekjes uitgedeeld. Terwijl de meesten nog naarstig de mystery raadsels trachten op te lossen, vertrekken de eerste geocachers al op weg om zoveel mogelijk First Finds te kunnen loggen. Ze zullen telefonisch exacte cache locaties doorkrijgen van hun collega achterblijvers in de tent. Een hele dag is het een gezellig komen en gaan.
’s Namiddags werden er ook nog 2 workshops ingericht. Een eerste Inleiding tot het geocachen werd gegeven door Pati123 voor inwoners van Krinkelt zelf. En met succes want een enthousiast jong koppel is meteen vertrokken voor hun maiden geocache ervaring door het lopen van de Nest ronde. Iets wat zeker voor herhaling vatbaar is, was hun commentaar bij terugkomst.
De tweede workshop eerste hulp bij ongevallen tijdens het geocachen werd druk bijgewoond en als heel leerzaam en bruikbaar geëvalueerd.
Tegen 17uur verzamelden alle geocachers terug in de tent. De commentaren waren eensluidend: “Wat een mooie rondes, leuke caches, prachtige omgeving, wel een pittig parcours soms maar meer dan de moeite waard, … “
Na de loting van een mega-grote tombola gingen sommige nog op stap voor het zoeken van extra caches. Andere zochten hun camper op. Maar de meesten bleven in de tent om nog gezellig na te kaarten bij een lekker pintje, het event heet niet voor niets Geo-Bierfest event. Op zondagmorgen kon iedereen aanschuiven voor een smakelijk ontbijt. Na het ontbijt vertrokken de meeste cachers terug op pad om de resterende rondes te lopen.
Op naar GeoBierFest 2026
Als organisatiecomité konden wij niet anders dan moe maar meer dan tevreden terug kijken op dit event. De eerste evaluatie werd reeds gemaakt en verbeterpuntjes werden genoteerd voor het volgende GeoBierfest-event binnen 2 jaar.
En ik, ik was héél blij om op korte tijd zoveel te mogen bijleren over het hele geocache gebeuren. Wat een wondere wereld. Mijn respect naar CO’s, proeflopers en reviewers is alleen maar toegenomen nu ik zelf heb ervaren wat er allemaal komt bij kijken om dergelijk event op poten te zetten.
Ergens ontstaat al stiekem het idee om een eigen rondje te leggen ergens in de buurt van onze woonplaats.
LuckyLeen